Allmänna handlingar

En handling är allmän om den:

•  förvaras hos en myndighet. Handlingar kan exempelvis förvaras i diarier, pärmar eller i datorer.
•  är inkommen till myndigheten. Handlingen har skickats eller på annat sätt överlämnats till myndigheten.
• är upprättad. En handling är upprättad när den är färdigskriven, när den har skickats vidare, eller när det ärende som handlingen tillhör är klart.
•  är ett protokoll som har justerats.
• Allmänna handlingar är teknikneutrala och kan finnas både som pappersdokument och digitalt lagrade uppgifter, som e-post och fax.

Den som begär att få ta del av en allmän handling behöver inte berätta vad hon/han heter eller varför han/hon vill se en viss handling. Om handlingen omfattas av sekretess kan kommunen behöva fråga om vem personen är för att kunna ta ställning till om handlingen kan lämnas ut eller inte.

Vi har en skyldighet att behandla din begäran skyndsamt. Det är en prioriterad arbetsuppgift. I praktiken innebär skyndsamt att utlämningen är relativt liten, är väldefinierad och om handlingarna är lätt tillgängliga ska handlingarna lämnas ut inom ett tidsspann av 15 minuter till en arbetsdag. Utlämningar som är stora och innebär mer sökarbete kan ta från ett par dagar upp till en vecka i extrema fall. Om din utlämning kommer att dröja kommer du att få återkoppling från din handläggare om detta.

Sekretessbelagda (hemliga) handlingar får inte lämnas ut.  Offentlighets- och sekretesslagen anger vilka uppgifter som är sekretessbelagda. Det innebär att kommunen, med stöd av lagen, avgör vad som ska sekretessbeläggas. Syftet med sekretessen är bland annat att skydda enskilda människor i ärenden som rör socialtjänsten.

Internt arbetsmaterial får bara läsas av anställda. Det är inte allmänna handlingar och därför har du inte rätt att läsa dem.

Om du skickar ett brev till kommunen och skriver ”hemligt” eller ”konfidentiellt” på brevet blir det ändå inte sekretessbelagt om inte lagen medger det.

Om kommunen inte vill lämna ut en handling, till exempel för att den är sekretessbelagd, har du alltid rätt att överklaga ett sådant beslut. Kommunen ska informera dig om hur du överklagar.

En begäran om allmän handling (enligt tryckfrihetsförordningen) innebär att du begär att ta del eller få en kopia av en eller flera existerande handlingar (eller potentiella handlingar när det gäller databas).

En begäran om uppgift ur allmän handling (enligt offentlighets- och sekretesslagen) innebär att du begär att ta del av uppgifter ur en allmän handling. Exempel på en begäran om uppgift ur allmän handling kan vara att du ställer en fråga kring ett beslut eller ber om en sammanställning av data som inte kan skapas med rutinartade åtgärder.

Till skillnad mot en begäran av allmän handling kan en begäran om uppgifter ur allmän handling nekas om det tar för mycket tid att utföra. Om en begäran om uppgifter ur allmän handling nekas kan det inte överklagas.

Vanligtvis kan du antingen ta del av handlingarna på plats, få en papperskopia i handen, få en papperskopia på posten eller få en kopia mejlad.

Av säkerhetsskäl kan handlingar som innehåller sekretessmaterial inte skickas elektroniskt. Dessa skickas antingen med rekommenderad post eller så kan de hämtas på plats vid uppvisande av körkort, pass eller godkänt ID-kort.

Om din begäran om utlämnande av allmän handling är omfattande får du först en prisuppgift på vad det kostar att ta del av handlingarna innan de lämnas ut.