Utskriftsdatum: 16 May 2021

För förtroendevalda i Borgholms kommun

19 oktober 2020

Denna sida är för dig som är förtroendevald i Borgholms kommun. Här kommer dokument som är relevanta för din tjänstgöring att publiceras. Informationen publicerad här kan finnas på andra sidor också, så som i författningssamlingen och i Netpublicator.

När du blir vald tilldelas du bland annat ett användarnamn, en e-postadress och ett ”inlogg” till det system kommunen använder för att skicka ut kallelser och handlingar till förtroendevalda, Netpublicator.

Användarnamn

Ditt användarnamn, tillsammans med din e-postadress skickas till dig strax efter du blir vald via allmänt val eller fullmäktige. Det består oftast av de två första bokstäverna i ditt förnamn tillsammans med de två första bokstäverna i ditt efternamn, ibland följt av en siffra. Exempelvis, om du heter Eva Andersson så kan du tilldelas ett användarnamn som ser ut såhär: evan4.

Om du glömt ditt användarnamn kan du kontakta IT-avdelningens Helpdesk skicka e-post eller ringa 0485-88 400.

E-post

I samband med att du valdes till ett förtroendeuppdrag i Borgholms kommun så tilldelades du en e-postadress. Denna genereras automatiskt när dina personuppgifter registreras och namnet adressen du tilldelas på följande vis: [förnamn].[efternamn]@pol.borgholm.se. Om du är anställd av Borgholms kommun kommer inte en ny adress genereras, utan den e-postadress som du har på jobbet är även din politiker-e-postadress.

För att få tillgång till din e-post som du tilldelats i samband med att du valts till ditt uppdrag kan ska du följa denna länk.

Om du vill ändra eller har glömt ditt lösenord till din e-post kan du ändra det själv via denna länk.

Netpublicator

När du valts till ledamot eller ersättare till kommunfullmäktige, kommunstyrelsen, revisorerna, en av kommunens nämnder eller ett av kommunens bolags styrelser så ska du få tillgång till Netpublicator. Detta administreras av din instans sekreterare, alternativt kommunsekreteraren.

I Netpublicator publiceras kallelser och handlingar till alla möten. Här publiceras också justerade protokoll och en del andra handlingar. Om du använder en surfplatta, kan du enkelt bli notifierad som nya kallelser och möten samt läsa handlingarna digitalt innan, under och efter mötet. Om du väljer att inte läsa kallelsen eller handlingarna i en surfplatta kan du logga in via vilken dator som helst som har en internetuppkoppling genom att gå in på Netpublicators hemsida netpublicator.com eller klicka på denna länk. Du loggar in med din e-postadress som du fått av kommunen. Om du inte loggat in förut kan du skapa ett genom att klicka texten ”Skapa / glömt lösenord.”.  Ett meddelande kommer då att skicka till din e-postadress som du fått av kommunen (se avsnittet ovan). Vi i Netpublicator klickar du på den mapp namngiven som den instans vars möte du är intresserad av. Klicka sedan på den datum som sammanträdet ska hållas. När hittar du dagordningen och samtliga skickade handlingar. 

Du har bara tillgång till de mappar i Netpublicator som berör ditt uppdrag som förtroendevald i Borgholms kommun.

Logga inte ut ur Netpublicator på din surfplatta, om inte för att logga in direkt igen. Detta är för att du ska få alla notiser. För att få notiserna ska du gå in på inställningar och klicka på Tillåt notiser. Välj också att ställa in Tillgänglig Off-line för att kunna läsa dokumenten även när du inte är uppkopplad till internet.

Om du har problem med Netpublicator så ombeds du kontakta kommunsekreteraren eller den som är sekreterare för din instans.

Ersättningar och arvoden

Som förtroendevald har du rätt till ekonomisk ersättning för din tjänstgöring. Detta regaleras av de av fullmäktige bestämda reglerna för ersättningar och arvoden till förtroendevalda. Arvodena och ersättningarna varierar efter typ av tjänstgöring.

För att få utbetalningar måste du registrera ett bankkonto för utbetalning. Om du har ett bankkonto hos Swedbank görs dessa automatiskt. Om inte så måste du anmäla ditt konto enligt instruktionerna som du hittar via denna länk. Om du har några frågor är du välkommen att höra av dig till HR-avdelningen. Ring vårt servicecenter på 0485-88000 och fråga efter HR-avdelningen.

För ordinarie sammanträden där du tjänstgör som ledamot med beslutsrätt, exempelvis ett nämndssammanträde till en nämnd där du är tjänstgörande ledamot, så administrerar sekreteraren och HR-avdelningen begäran av ersättnings- och arvodesutbetalning. Om du är deltar på ett möte där du inte tjänstgör som beslutsfattande ledamot, exempelvis om du är kallad till en annan nämnd för att redogöra något, deltar på en ”budgetdag” eller gör något på uppdrag av din nämnd, ska du rapportera in din tjänstgöring själv. Detta gör du genom att fylla i denna blanketten ”Tjänstgöringsrapport för förtroendevalda” som du hittar under ”Blanketter och e-tjänster” längre ned på den här sidan.

Kom ihåg att du enligt lag har rätt till reseersättning och ersättning för förlorad arbetsinkomst. Hur mycket regleras dock av kommunens egna regelverk. För att få sådan ersättning måste du själv ansöka om sådan genom att fylla i blanketten som du hittar i länken ovan eller i Netpublicator.

Om du är osäker på hur du ansöker om ersättning, vilken ersättning du har rätt till, hur du fyller i blanketten eller hur du ska beräkna ersättningen för förlorad arbetsinkomst kan du konsultera dokumentet ”Rutin för förtroendevalda – Ersättning och arvode” och ”Ersättningar till förtroendevalda i Borgholms kommun” som du hittar under Mer information längre ned på den här sidan. Om du har ytterligare frågor uppmanas du ta kontakt med din ordförande, sekreterare, kommunsekreteraren eller HR-avdelningen.

För att se gjorda eller kommande utbetalningar av ersättningar och arvoden kan du gå in på löneportalen via denna länk och logga in med ditt användarnamn och det lösenord du har till e-posten (se tidigare avsnitt ovan).

Teknisk support

Eftersom ditt uppdrag kräver att du tillhandahåller viss teknik så kan du komma att behöva få teknisk support av kommunen. Det vanligaste problemen som förtroendevalda har är kopplade till e-posten, Netpublicator eller deltagande på distans. För hjälp med de två första hänvisas du i första hand till informationen i de två översta avsnitten på denna sida.

Vid ytterligare frågor angående lösenord och e-post ber vi dig att kontakta IT-avdelningens Helpdesk: skicka e-post eller ring 0485-88400.

Vid ytterligare frågor om Netpublicator ber vi dig kontakta din nämnds sekreterare eller kommunsekreteraren. Detta kan du göra genom att ringa kommunens servicecenter på 0485-88000 och fråga efter personen du söker.

Vid andra frågor ber vi dig i första hand att kontakta din nämnds sekreterare eller ordförande för vidare vägledning.

Reglementen som styr ditt uppdrag

Under Mer information längst ned på sidan kan du läsa om bestämmelser som styr ditt arbete som politiker i Borgholms kommun. Det är främst kommunallagen som styr allt kommunen gör, men Borgholms kommun har också antagit egna reglementen som styr vad nämnderna ska göra, hur sammanträden får gå till, vilka rättigheter du som ledamot har och vilka som delegerats beslutanderätt av din nämnd. Kom ihåg att du som ledamot för en nämnd eller fullmäktige är ansvarig för nämndes verksamheter, så det är viktigt att du vet om ditt ansvar, läser på de lagar som reglerar din instans verksamheter och skapar dig en förståelse för kommunens organisation. Var inte rädd att ta till vara på den resurs som kommunens förvaltningar är och ställ frågor när du inte är säker.

Det finnas många fler dokument som styr kommunens verksamheter. Här hittar du samtliga

Hoppa till innehåll