Utskriftsdatum: 28 July 2021

Hantering av personuppgifter

08 maj 2018

Denna integritetspolicy förklarar hur Borgholms kommun och dess bolag behandlar personuppgifter. Policyn gäller för alla anställda, förtroendevalda och allmänheten/kunder som har formella eller informella kontakter med kommunen.

Vilka personuppgifter hanterar kommunen?

Personuppgifter används för Borgholms kommuns tjänster och varor, profilering samt viss statistik, utvärdering och kvalitetssäkringsarbete. När en beställning eller ansökan kommer till kommunen blir personen som lämnade den kund hos kommunen och personuppgifterna sparas. De uppgifter som sparats är de som lämnats in i beställningen/ansökan. För vissa ärenden samlar kommunen även in personuppgifter från andra källor, exempelvis Skatteverket och Lantmäteriet. Utgångspunkten är att kommunen inte ska behandla fler personuppgifter än vad som behövs för ändamålet. Det finns ingen möjlighet att vara kund hos Borgholms kommun utan att godta denna behandling av personuppgifter.

Borgholms kommun vill i första hand använda e-post i kommunikationen med kunder. Om en person uppger en e-postadress anses personen ha gett sitt samtycke till att kommunen i första hand använder den kommunikationsvägen.

Hur länge sparar kommunen personuppgifter?

De personuppgifter som lämnats till kommunen kommer att sparas minst under den period personen är kund hos kommunen. Många personuppgifter måste sparas så länge olika lagkrav, som exempelvis bokföringslagen, arkivlagen eller plan- och bygglagen, kräver det. Det innebär i praktiken att vissa personuppgifter alltid kommer att finnas kvar hos kommunen. Radering eller gallring av personuppgifter sker enligt beslutad dokumenthanteringsplan.

Hur använder kommunen personuppgifter?

Kommunen använder personuppgifter i de syften som de samlats in för. Personuppgifterna kan också användas i syfte att utveckla och analysera verksamheten samt till statistik och riskhantering. Kommunens behandling av personuppgifter sker med stöd av beställningen/avtalet/ansökan, rättsliga förpliktelser, myndighetsutövning eller allmänt intresse i enlighet med gällande dataskyddslagstiftning.

Personuppgifter som finns hos Borgholms kommun behandlas av kommunen och dess personuppgiftsbiträden. Personuppgiftsbiträden är juridiska personer som kommunen har avtal med där behandling av personuppgifter ingår, till exempel leverantörer av verksamhetssystem. Personuppgifter lämnas endast ut när det är förenligt med EU:s dataskyddsförordning och med stöd av lagen om offentlighet och sekretess avseende utlämnande av allmän handling. I vissa fall måste en så kallad intresseavvägning göras. Det gäller till exempel önskemål från externa parter att ta del av allmänna handlingar för erbjudanden eller marknadsändamål. Borgholms kommun överför inte personuppgifter till länder utanför EU/ESS om inte detta särskilt anges i det enskilda fallet.

Hur skyddar kommunen personuppgifter?

Borgholms kommun arbetar ständigt med att vidta alla lämpliga tekniska och administrativa åtgärder som krävs för att skydda personuppgifter och säkerställa att behandlingen av dessa sker i enlighet med gällande dataskyddslagstiftning.

Varje person har rätt att få ut ett registerutdrag som talar om vilka personuppgifter som förekommer om en själv i Borgholms kommuns verksamheter. Om en person anser att en uppgift om denne är felaktig har personen också rätt att få den rättad.

I vissa fall finns också möjlighet att få personuppgifter raderade eller att få användningen begränsad. Rätt att få personuppgifter flyttade till annan myndighet eller aktör finns också. Dessa rättigheter gäller normalt endast personuppgifter som en individ själv lämnat till kommunen och som inte omfattas av lagkrav riktade mot kommuner.

Det finns alltid en rätt att invända mot Borgholms kommuns sätt att använda personuppgifter. Om kommunen inte hörsammar invändningar går det att vända sig till Integritetsmyndigheten (tidigare Datainspektionen) som är tillsynsmyndighet.

Alla som behandlar personuppgifter måste normalt utse ett dataskyddsombud som ska ha en fristående roll gentemot organisationens ledning. Ombudets roll är att kontrollera att personuppgifter hanteras enligt gällande lagstiftning genom att till exempel utföra kontroller och informationsinsatser. Kommunen är också skyldig att ha en dataskyddsamordnare som är ett stöd och kontaktperson i frågor som rör personuppgifter.

Kontaktuppgifter till ovanstående och till övriga inom kommunen som behövs för att utnyttja rättigheter och skyldigheter enligt denna policy ska alltid finnas enkelt tillgängliga på Borgholms kommuns hemsida.

Du kan begära ut information om dina personuppgifter

Du har rätt att kostnadsfritt få ut ett registerutdrag om vilka personuppgifter som förekommer om dig i Borgholm kommuns verksamhet. Om du anser att en uppgift om dig är felaktig eller missvisande bör du höra av dig till förvaltningen/nämnden.

Skicka din begäran till

Borgholms kommun
(Nämnden som är ansvarig för just din begäran)
Box 52
387 21 Borgholm

Hoppa till innehåll